Cele Projektu
Celem projektu było zautomatyzowanie skrzynek mailowych prawników, którzy pracowali w kancelarii. Obieg dokumentów w firmie rozpoczynał się od plików, które klienci przysyłali w mailach. Następnie bierze się za nie wyszkolony Asystent AI. Zbiera on dane klientów, które zamieszczali w mailach i dodaje do systemu CRM. Zamieszcza pliki w odpowiednich folderach na Dysku Google, a w przypadku nowych klientów tworzy foldery na podstawie dostarczonych przez klientów danych. Następnie uzupełnia arkusz kalkulacyjny zawierający dane klientów i uzupełnia go informacjami na temat dostarczonych dokumentów.
Kolejnym krokiem było stworzenie Asystenta AI numer 2, którego zadaniem było regularne sprawdzanie, którzy klienci nie dostarczyli jeszcze wszystkich niezbędnych informacji i regularnie wysyłać klientom przypomnienia o brakujących dokumentach (maile i sms).
Zastosowane Technologie
Gpt -4 – model językowy, którego zadaniem była analiza treści przychodzących na skrzynkę, a także pisanie wiadomości, które później wysyłane były klientom.
Gmail API do monitorowania przychodzącej poczty elektronicznej.
Make – system, który służy do aktywacji połączeń między aplikacjami, a także wysyłek maili i aktualizacji dokumentów.
Obieg dokumentów – krok po kroku
Analiza wymagań:
-
- Zidentyfikowanie kluczowych procesów kancelarii prawnej.
-
- Stworzenie mapy przepływów obecnego manualnego zarządzania dokumentami.
Projekt architektury
-
- Opracowanie schematu architektury z wyraźnym podziałem na funkcje przetwarzania wiadomości, kategoryzacji dokumentów i zarządzania przypomnieniami.
Implementacja Automatyzacji:
-
- Monitorowanie poczty
-
- Kategoryzacja dokumentów
-
Przenoszenie plików
-
Aktualizacja arkusza
-
Wysyłanie przypomnień
Testowanie i Optymalizacja
-
- Przeprowadzenie testów w celu upewnienia się, że wszystkie komponenty sprawnie funkcjonują
- Optymalizacja procesów w oparciu o feedback pracowników.
- Regularne sprawdzanie przez 2 tygodnie czy obieg dokumentów działa poprawnie.
Wdrożenie i Szkolenie
-
- Szkolenie pracowników w zakresie korzystania z nowego systemu.
-
- Wdrożenie Asystentów w środowisku produkcyjnym kancelarii prawnej
Osiągnięte Wyniki
-
- Automatyzacja kategoryzacji dokumentów pozwoliła prawnikom skupić się na rozwiązywaniu kazusów prawnych, podczas gdy sztuczna Inteligencja przejęła obieg dokumentów i wszystkie zadania administracyjne.
-
- Dzięki regularnej komunikacji, którą Asystent AI wysyłał klientom znacznie zmniejszył się czas oczekiwania na odpowiedzi.
-
- Szybsze przetwarzanie dokumentów i regularne przypomnienia skróciły czas od otrzymania maila do zamknięcia sprawy.
Kluczowe Korzyści
-
- Zwiększona produktywność
-
- Błyskawiczne kategoryzowanie nowych plików
-
- Automatyczny obieg dokumentów
-
- Proaktywna komunikacja z klientami
Integracja Systemu
Ze względu na możliwości Make, który umożliwia tworzenie integracji pomiędzy Gmail, Google Drive i Google Sheets został on bezpirzecznym sercem całego projektu, kolejnym ważnym elementem był model językowy GPT-4, który umożliwiał możliwe było efektywne przetwarzanie treści dokumentów i przypisywanie ich do odpowiednich kategorii. Dlatego to właśnie takie rozwiązania, oparte na Artificial Inteligence, są doskonałym przykładem, jak nowoczesne technologie mogą zwiększyć efektywność operacyjną, ograniczyć czas pracy i poprawić satysfakcję klientów w dowolnej branży. Automatyczny obieg dokumentów znacznie zmniejsza obciążenie administracyjne pracowników i pozwala im skupić się na tym, co stanowi centrum twojego biznesu!
