ClickUp czyli co?
W dzisiejszym złożonym świecie biznesowym, zarządzanie projektami nabiera nowego wymiaru. Narzędzia do zarządzania projektami są już nie tylko miejscem dodawania zadań. Stają się swoistym centrum twojego biznesu. A ich odpowiednia budowa i automatyzacja może okazać się kluczem do sukcesu. Jednak wybór odpowiedniego narzędzia w gąszczu dostępnych opcji może być wyzwaniem.
Jak wyeliminować tarcia pomiędzy ludźmi, technologią i procesami?
Naszym zdaniem ClickUp radzi sobie z tymi wyzwaniami, oferując platformę, która nie tylko usprawnia zarządzanie projektami, ale również stanowi mocny grunt, do wykorzystania AI w celu automatyzacji rutynowych zadań. Zobaczmy, jak ClickUp może zmienić sposób, w jaki zarządzasz projektami, eliminując typowe problemy i poprawiając efektywność operacyjną.
Czym jest ClickUp?
ClickUp to platforma do zarządzania projektami, która umożliwia tworzenie zadań, zarządzanie nimi oraz monitoring postępów. Co ważne, ClickUp oferuje elastyczną strukturę, która pozwala na dostosowanie hierarchii projektu do potrzeb organizacji. Od zespołów projektowych, przez listy zadań, aż po indywidualne zadania — ClickUp umożliwia skonfigurowanie i zarządzanie projektami na każdym poziomie szczegółowości.
Ile kosztuje Clickup?
Dlaczego ClickUp?
Odpowiedzią jest Wszechstronność. ClickUp umożliwia zarządzanie wszystkim, od prostych list zadań po złożone projekty, dostosowując się do różnych metodologii pracy, w tym Agile, Scrum i Kanban. Dodatkowo możemy zintegrować go z ponad 1000 aplikacji zewnętrznych, w tym Slack, GitHub, Trello, i Google Drive, co umożliwia stworzenie panelu sterowania całej firmy w jednym miejscu! To co wyróżnia ClickUp, to też szerokie możliwości personalizacji w praktycznie każdym elemencie:
- Elastyczność w budowaniu hierarchii.
- Tworzenie i ponowne wykorzystywanie szablonów.
- Różnorodne widoki, takie jak listy, tablice, kalendarze.
- Dostarcza szczegółowe raporty i analizy, które pomagają w monitorowaniu postępów i efektywności.
- ClickUp może być łatwo zintegrowany z innymi narzędziami.
- Świetnie sprawdza się jako łącznik pomiędzy różnymi źródłami wiedzy w firmie.
Przegląd hierarchii
Hierarchia ClickUp to jedna z moich ulubionych części tej aplikacji. Jest zbudowana w sposób, który służy każdemu członkowi organizacji. Prawidłowo zbudowana Hierarchia będzie pięknie współgrać z Widokami, aby pomóc pracownikom, kierownikom projektów, account managerom, dyrektorom, kierownictwu a nawet klientom widzieć dokładnie to co powinni widzieć (ale o tym następnym razem).
Ponownie, zrozumienie hierarchii ClickUp ma kluczowe znaczenie zarówno dla prawidłowego skonfigurowania przestrzeni roboczej, jak i jak i późniejszego pełnego wykorzystania funkcji takich jak widoki, pola niestandardowe i automatyzacje.. Oto główne warstwy organizacyjne w ClickUp:
- Workspace: Kiedy dołączasz do ClickUp, to pierwsze co możesz utworzyć. Przestrzeń robocza jest najwyższym poziomem w hierarchii i zazwyczaj nosi nazwę Twojej firmy, lub CENTRUM ZARZĄDZANIA ŚWIATEM. To już według uznania.
- Space: reprezentują różne działy lub zespoły w ramach organizacji. Użytkownicy mogą tworzyć wiele przestrzeni w celu uporządkowania swojej pracy. W nich znajduje się:
- Folder: Foldery mogą być tworzone w ramach przestrzeni (Space) w celu grupowania list i zadań. Foldery mogą być bardzo pomocne w organizowaniu podobnej pracy. Często reprezentują one kategorie usług mniejsze kategorie działów lub foldery poszczególnych klientów.
- List: Listy są miejscem pracy. Dzięki różnym widokom, filtrowaniom i wykresom pozwalają na pełny wgląd w aktualny stan zadań.
- Parent task: To tu odbywa się rzeczywista praca. W większości przypadków zadania takie powinny odzwierciedlać cel, wynik jaki chcemy osiągnąć lub fazę/kamień milowy projektu. Wtedy większość pracy przenosimy do ich Subtasków. Możemy jednak korzystać ale mogą również funkcjonować samodzielnie bez podzadań.
- Subtask: Podzadania warto ustawić tak, aby jak najlepiej wykorzystywały do reprezentowania możliwych do wykonania kroków lub zadań, które muszą zostać podjęte w celu ukończenia Zadania nadrzędnego (produktu rezultatu lub etapu/kamienia milowego projektu).
- Lista kontrolna: Listy kontrolne są ostatnim poziomem w hierarchii i mogą być dodawane do każdego Zadania. Są one najlepiej, gdy służą jako przypomnienie dla kogoś. Pomogą one upewnić się, że zespół postępuje zgodnie z procesu podczas wykonywania Zadania
Używając wielu warstw Hierarchii, utrzymasz swój obszar roboczy w uporządkowany i zorganizowany sposób – co na dłuższą metę znacznie ułatwi pracę!
Dwa błędy w statusach, który popełnia każdy zespół!
Zbyt złożone albo zbyt liczne statusy, to pięta achillesowa większości zespołów korzystających z ClickUp. Dlatego właśnie, tak ważna jest standaryzacja i tak ważne jest posiadanie strategii wdrożeniowej!
Większość zespołów popełnia dwa duże błędy związane ze statusami ClickUp.
Mnożą w nieskończoność ilość statusów rozbijając na czynniki pierwsze każdy krok. Tworzą jedno zadanie nadrzędne, przypisuje do niego kilka osób i używają statusu, aby pokazać na jakim etapie lub kroku znajduje się projekt. W rzeczywistości kończy się to tak, że po czasie nikt nie wie za co jest odpowiedzialny, a praca może wymknąć się spod kontroli przez utratę widoczności. Naszym zdaniem w większości przypadków status powinien być albo do zrobienia, albo ukończony.
Drugim najczęstszym błędem jest tworzenie różnych statusów dla każdego działu, zespołu i kategorii. Niespójne, różne statusy staną się koszmarem podczas tworzenia pulpitów nawigacyjnych lub szerszych widoków czy raportów. Jeżeli stworzysz różne statusy, to zaufaj mi… możesz zapomnieć o jakiejkolwiek sensownej analizie tego, co się dzieje.
Jak automatyzować taski w ClickUP?
O tym już w następnym artykule!
A tymczasem sprawdź jak wykorzystaliśmy ClickUP, jako centrum zarządzania i automatyzacji eventów! https://innovaitors.pl/system-zarzadzania-projektami/
