Częsty Onboarding okazał się prawdziwym wyzwaniem dla jednej z firm branży edukacyjnej. Ze względu na dużą rotację nowych pracowników, firma ta borykała się z wyzwaniem częstego ich szkolenia. Pochłaniało to znaczną część pracy managerów, dlatego zdecydowali się na wdrożenie systemu AI, którego zadaniem było szkolenie oraz wspieranie nowych pracowników w realizacji zleconych ich zadań.
Co chciał osiągnąć Onboarding AI Assistant?
- Zredukować czas potrzebny do pełnego wdrożenia nowego pracownika w działanie firmy.
- Zwiększyć efektywność i spójność procesu wdrożenia.
- Poprawić skuteczność nowych pracowników już od pierwszego dnia pracy.
Proces Implementacji, czyli jak zautomatyzować Onboarding?
- Rozpoczęliśmy od szczegółowej analizy obecnych procesów wdrożenia, identyfikując potrzeby edukacyjne nowych pracowników.
- Wspólnie z klientem opracowaliśmy bazę wiedzy dotycząca funkcjonowania firmy.
- Na podstawie przeprowadzonej analizy, zaprojektowaliśmy system AI, który obejmuje: Odpowiednio wyszkolonego Chatbota, bazę wiedzy oraz automatyzację niektórych zadań.
- Wraz z klientem testowaliśmy rozwiązanie, aby upewnić się, że spełnia wszystkie wymagania funkcjonalne i jest przyjazne dla użytkowników.
- Zintegrowaliśmy Chatbota z Microsoft Teams (komunikator, którego klient używał w firmie).
- Przeprowadziliśmy szkolenie dla pracowników, aby mogli efektywnie korzystać z nowego systemu.
Osiągnięte wyniki
Ujednolicenie bazy wiedzy:
Wszystkie niezbędne informacje były dostępne w centralnym systemie zarządzania wiedzą, dzięki czemu dostęp do niego mieli wszyscy pracownicy.
Redukcja czasu potrzebnego na onboarding i wdrożenia pracownika:
Czas potrzebny na pełne wdrożenie nowych pracowników skrócił się o 40%.
Zwiększenie efektywności:
Nowi pracownicy szybciej uczyli się wykonywać swoje obowiązki, dzięki łatwemu dostępowi do informacji oraz ciągłemu wsparciu ze strony Asystenta AI
Poprawa komfortu nowych pracowników:
Pracownicy nie bali się “nękać pytaniami” bota. Zadawali mu znacznie więcej pytań niż wcześniej dostawali przełożeni, dzięki czemu byli bardziej autonomiczni. Poprawiła się również produktywność bardziej doświadczonych pracowników, którzy nie musieli przeznaczać tak dużo czasu pracy na podpowiadanie nowym kolegom
Integracja z Teams:
Chatbot był zintegrowany z Microsoft Teams, dzięki czemu pracownicy mogli korzystać z asystenta bez konieczności otwierania dodatkowych programów czy stron internetowych, oraz prowadzenie stały dostęp do historii rozmowy, którą można wykorzystać jako autorski poradnik do pracy.
Integracja Systemu
Podsumowując, wdrożenie systemu AI znacznie podniosło komfort i wydajność pracy (szczególnie wśród mniej doświadczonych pracowników, co miało pozytywny wpływ na ich zaangażowanie i satysfakcję z wykonywanej pracy. W dalszych etapach rozwoju takiego rozwiązania możliwe byłoby zintegrowanie z np. systemem do zarządzania projektami lub rozbudowanie Asystenta AI o możliwość wykonywania zadań np. generowanie plików pdf firmy, czy bezpośrednia wysyłka maili.
